告知函和答復函十分接近。它們的主要區別在于主要區別是答復對方所詢(xún)問(wèn)問(wèn)題,而告知函則是告知對方有關(guān)情況。告知函的正文通常包括兩項內容。一是告知原由。說(shuō)明制發(fā)本函的原因。二是告知事項。簡(jiǎn)明扼要地敘述告知對方有關(guān)事項的具體內容及應注意的問(wèn)題。

中文名

告知函

正文

開(kāi)頭

標題

發(fā)文機關(guān)、事由

結語(yǔ)

不同類(lèi)型的函結語(yǔ)有別

主要區別

答復函

寫(xiě)法

一標題

函的標題一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種構成,有時(shí)也可以只由事由和文種構成。

二正文

1.開(kāi)頭

。寫(xiě)行文的緣由、背景和依據。

一般來(lái)說(shuō),去函的開(kāi)頭或說(shuō)明根據上級的有關(guān)指示精神,或簡(jiǎn)要敘述本地區、本單位的實(shí)際需要、疑惑和困難。

復函的開(kāi)頭引用對方來(lái)文的標題及發(fā)文字號,有的復函還簡(jiǎn)述來(lái)函的主題,這與批復的寫(xiě)法基本相同。繼而,有的復函以“現將有關(guān)問(wèn)題復函如下”一類(lèi)文種承啟語(yǔ)引出主體事項,即答復意見(jiàn)。

2.主體

。寫(xiě)需要商洽、詢(xún)問(wèn)、答復、聯(lián)系、請求批準或答復審批及告知的事項。

函,或去函和復函的事項一般都較單一,可與行文緣由合為一段。如果事項比較復雜,則分條列項書(shū)寫(xiě)。

⒊ 

。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復,則結語(yǔ)常用“特此函告”、“特此函達”。若是要求對方復函的,則用“盼復”、“望函復”、“請即復函”等語(yǔ)。請批函多以“請批準”、“請大力協(xié)助為盼”、“望能同意”、“望準予××是荷”等習慣用語(yǔ)收束。復函的結語(yǔ)常用“特此復函”、“特此回復”、“此復”等慣用語(yǔ)。也有的函不寫(xiě)結語(yǔ)。

注意問(wèn)題

1.注意批請函與請示的區別,向有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)請求指示、批準事項用請示。而向沒(méi)有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機關(guān)請求批準有關(guān)事項,則用請批函。主管機關(guān)答復請求審批事項,用審批函。

2.開(kāi)門(mén)見(jiàn)山,直奔主題。無(wú)論去函還是復函,都不要轉彎抹角,切忌空話(huà)、套話(huà)和發(fā)空泛的議論。

3.一文一函,簡(jiǎn)潔明了。

4.語(yǔ)言要規范得體,并體現函的用語(yǔ)特色。發(fā)函要使用平和、禮貌、誠懇的語(yǔ)言,對主管機關(guān)要尊重、謙敬,對級別低的單位要平和,對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語(yǔ)言。復函,則態(tài)度要明朗,語(yǔ)言要準確,避免含糊籠統、猶豫不定。

舉例

例一

告知函

敬啟者:

我方三月十日致貴方函諒悉,故在函曾中強調我方第816號單交貨之重要,務(wù)必將貨物于四月三十日前運達。

貨物雖已運出,但尚未接到貴寄來(lái)的任何資料,除取消本訂單外,別無(wú)選擇。因為我方顧客堅持交貨日期,這樣做實(shí)出無(wú)奈,至感遺憾。

發(fā)函者

例二

告知函

敬啟者:

貴方訂購貨物的出口許可證已獲批準。貨物即于八至十天內制伯完成,特此奉告。我方建議,以見(jiàn)到由中華人民共和國中國銀行開(kāi)出不可撤消信用證時(shí)付款。

我方一接到貴方確認書(shū)后,信用證就已開(kāi)出,而貨物即行啟運并將文件寄出,作為向銀行結帳任據。

敬上

發(fā)函者